【Microsoft365活用事例】新入社員情報登録システムをPower Appsで作成する

「寝転んでませんよ。水飲めますよ！」と私はちゃんと回答しました。

みなさんもオンラインミーティングで背景を選ぶときはご注意ください。真っ白以外がおすすめです。

打ち合わせでこんなツッコミをもらったことがなかったので、とても新鮮でした笑

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今回は新たにノウハウ系の情報をお届けします。ニュースレターの振り返りをしていて、ノウハウ系のテーマも挑戦してみようと思い、執筆しました。

• Microsoft365の具体的な活用方法をもっと知りたい

• Power Appsを使ってアプリを開発したい

• 社員情報の更新を効率化したい

• 社員の通勤路を地図で保存したい

• 手書きの署名欄をつくりたい

テレワークの導入などをきっかけにMicrosoft365を利用する企業が増加しています。しかし、契約してみたものの使っているのはTeamsのチャットと通話機能だけという企業もあるようです。Microsoft365には多くの機能があり、うまく使うことで業務の効率化につながります。

今回はノーコード(プログラミング不要)でアプリケーションを作成できる「Power Apps」を活用し、新入社員情報を登録するアプリをご紹介します。どの企業でも必要となる社員情報の登録作業をペーパーレス化することで社員情報管理の効率化を実現します。基本的な開発フローのご紹介と社員情報の登録でよく使われる「通勤路の画像保存」と「手書きの署名欄」の作成方法についてもご紹介致します。

Power Appsについて、簡単に紹介するとプログラミングせずに簡単にビジネスアプリケーションを作成できるというツールです。ユーザーはPowerPointのように自由に操作し、Excelのような関数を入力するだけでビジネスアプリケーションを作成できます。

まずは簡単にペーパーレス化のメリットについてご紹介致します。

　紙代や印刷代に加え、書類を適切に保持・廃棄するコストが無くなります

　入力された情報をリストで一覧化しまとめて管理ができます

　紙に書かれたデータをシステムに入力する作業を削減できます

それでは、早速システムを作成していきましょう。2ステップでベースとなるアプリを開発し、その後、「通勤路の画像保存」と「手書きの署名欄」の機能を実装します。

下記の画像は完成形のイメージです。

はじめにデータの保存先(今回はSharePointリスト)を作成します。

氏名、住所、電話番号、配属先部署などの必要な入力項目を作成します。

社員の方から提供してほしい情報に合わせて、作成する列の種類を変更してください。

例えば今回のサンプルでは、記入日や生年月日列は「日付と時刻」、通勤経路列は画像を添付するため「イメージ」を列の種類から選択しています。

* 1 本記事最下部に今回作成したリストの列情報を記載しています。

先ほど作成したリストの画面上部にある統合から、PowerAppsを選択し、アプリの作成をクリックします。

アプリの作成画面にて任意のアプリ名を入力して作成ボタンをクリックするとアプリが作られます。

後は必要に応じて画面を作成していけばアプリの完成です。

日付や選択肢など、あらかじめSharePoint側で列の種類を選択しておくことで適切な入力項目がアプリ側で自動作成されます。

ほとんどの場合はデフォルトで十分使えますが、工夫を加えることで入力機能を更に充実させることができます。今回のアプリで手を加えた箇所を2つご紹介します。*2 参考URLは最下部に記載しています。

自宅から最寄り駅までの経路を地図アプリ(Google Mapなど)で表示し、その画像をアップロードするための通勤経路列を設定しています。（画像を追加する。）

アップロードが完了するとすぐにプレビューできます。

 この機能は、挿入タブのメディア内にある画像の追加から追加できます。

PowerAppsでは、手書きの情報を画像として保存できるコントロールがあります。（Power Apps での Pen input コントロール。）

こちらのアプリでは、最後に本人のサインを求める署名列で使っています。

ペン入力を使いたいときは、挿入タブの入力にあるペン入力を選択します。

アプリで入力した情報はSharePointリストに保存されます。

リストの情報はExcelへ出力できるほか、部署別・入社日（記入日）別などで並び替え・絞り込みができます。

SharePointとPowerAppsを使ったシステムでは、上記の様な入力フォームの作成と情報の一元管理までですが、Microsoft365にあるPower Automateを連携させることで、以下の例の様に更なる機能拡張が可能です。

• 新規アイテムが追加されたら、人事部にメールで通知する

• SharePointリストに入社後のタスク(PC配備や入社時研修実施など)の完了・未完了を管理する列を作成し、入社から2週間以内にタスクが未完了であった場合メールでアラートを送る

その他、RPAシステムであるPower Automate Desktopを使うことで、リストの情報を他の人事システムなどに自動転記するロボットも作成可能です。

このように、Microsoft365を活用することでソフトウェアの追加購入をせずに様々な申請システムを作成できます。

今後、Microsoft365を使ってみたい方向けに、活用事例や機能紹介をしていきたいと思います。

列種類備考記入日日付と時刻アプリの設定でデフォルトで開いた日が設定される氏名1 行テキスト氏名かな1 行テキスト生年月日日付と時刻従業員番号1 行テキスト部署選択肢営業部、人事部、製造部、総務部からプルダウンで選択郵便番号1 行テキスト住所1 行テキスト住所かな1 行テキスト電話番号1 行テキストメールアドレス1 行テキスト通勤経路イメージ地図アプリの経路情報を画像にしてアップロードその他、備考複数行テキスト署名イメージ手書きの情報を画像として保存

画像を追加する – Power Apps | Microsoft Docs

Power Apps での Pen input コントロール – Power Apps | Microsoft Docs

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